Ter uma pequena empresa não impede o microempresário de investir em oferecer o melhor ambiente de trabalho para os seus colaboradores.
E, neste sentido, pensar em um departamento pessoal para atender às demandas de gestão de pessoas deixou de ser privilégio apenas das grandes corporações.
Nos dias de hoje, todo tipo de negócio, independente do seu tamanho, principalmente as PMEs (pequenas e médias empresas), devem ter profissionais de RH capacitados e contar com recursos tecnológicos para gerenciar as tarefas mais burocráticas.
Esse investimento na área reflete diretamente no sucesso e na longevidade da empresa.
Isso acontece porque uma das principais características de um bom administrador é levar em consideração que a empresa é composta por pessoas.
Essas pessoas têm histórias e expectativas diferentes em relação aos seus papéis dentro do ambiente corporativo e, por isso, precisam fazer parte de um universo inclusivo, dentro de uma estrutura bem planejada, para que se sintam acolhidas.
Em primeiro lugar é preciso elaborar uma estratégia para o setor de Recrutamento e Seleção
O importante nesse momento é saber que você está garimpando joias para a sua empresa, buscando talentos.
Esta é uma das tarefas mais importantes do departamento pessoal.
Precisamos ter o perfil profissional e pessoal, referente à vaga que vamos buscar candidatos, para isso uma boa conversa com o líder do setor que abriu a vaga, poderá lhe render bons frutos no momento do recrutamento.
Verifique as qualificações técnicas (quais equipamentos, software, idiomas, conhecimentos e qualificações pessoais, como: crenças, valores, relacionamento com o grupo, família etc.
Que o candidato necessita para poder participar da seleção.
As qualificações pessoais são de extrema importância, pois tem que estar atrelado à visão, missão e crenças da empresa, é importante montar um time, que tenha as mesmas características.
Não podemos ter profissionais com visões, valores e crenças diferentes das que a organização tem.
Para minimizar conflitos posteriores e até retrabalhos no setor de recrutamento e seleção, essas características terão que ser uniformes em todos os colaboradores da empresa.
Podemos começar montando um processo de recrutamento interno, daremos oportunidades aos nossos colaboradores, se houver algum profissional que já se encaixe no perfil da vaga aproveitaremos, dando oportunidades a quem já está na empresa e otimizando nosso tempo.
No caso de não preenchermos a vaga com o recrutamento interno, passaremos a prospectar no mercado os currículos, separamos só aqueles que se enquadraram no perfil profissional que lhe foi solicitado, esses serão os candidatos que serão entrevistados.
Antes da entrevista vamos criar uma ficha com perguntas técnicas e pessoais de acordo com o perfil que foi solicitado anteriormente. Essa ficha servirá de guia na entrevista.
Na entrevista iremos buscar os profissionais que mais se enquadram com o perfil que nos foi solicitado.
Os aprovados serão encaminhados para fazer testes práticos com o líder e esse vai decidir qual o candidato que mais se encaixa em sua equipe, lembre-se não mande muitos profissionais, o aconselhável são no máximo três por vaga.
O líder provavelmente não disponibiliza de muito tempo para ficar avaliando, essa é a fase em que você já definiu que o colaborador tem o conhecimento técnico e tem o perfil profissional para atuar na vaga que foi solicitada, agora é só a definição do candidato que o líder prefere.
Monte um documento chamado regulamento interno, contendo os benefícios, políticas de descontos, obrigações e os direitos do novo colaborador.
Esse regulamento servirá como consulta e direcionador, para que o novo colaborador possa iniciar sua carreira dentro da organização com muita eficiência, não infringindo regras e tendo uma conduta baseada nas normas da empresa, isso ajudará a otimizar o tempo do RH, no que diz respeito as dúvidas dos novatos.
Aproveite para utilizar frases de receptivas do tipo, “Você é a mais nova conquista de nossa empresa”.
Na data em que o colaborador for iniciar suas atividades na organização, chamaremos o novato e explicaremos item por item do regulamento interno.
Nessa fase o mais importante é fazer com que o recém chegado, possa se adaptar as suas novas atribuições o mais rápido possível, existem pesquisas que mostram que cada novo colaborador demora em média seis meses para render 100% da sua capacidade produtiva.
Para que essa adaptação ocorra cada vez mais rápida, o RH pode atuar com o processo de integração.
Antes de o novo colaborador começar suas atividades, monte um roteiro de integração e um formulário contendo todos os departamentos e todos os assuntos que serão tratados, para cada setor designe um orientador que irá acompanhá-lo por no mínimo 30 minutos.
Nessa integração o recém contratado deverá anotar tudo que o líder do setor lhe explicar, as tarefas e rotinas do departamento, as entradas e saídas de informações etc.
Tire uma foto do recém contratado e envie um e-mail para todos os colaboradores da empresa, com um mine currículo, contendo em quais organizações ele já atuou, qual será a sua função dentro da empresa, em qual setor e qual o líder que irá coordená-lo, assim todos os colaboradores já irão conhecer o novo integrante, facilitando os diálogos e a integração.
Com esse processo de integração, o novo colaborador já vai se sentir em casa, conhecendo os processos e o que cada setor faz na empresa, o intuito é que ele já possa caminhar com suas próprias pernas desde os início de sua carreira na organização.
Não esqueça de providenciar o local, equipamentos e o material que ele vai trabalhar (mesa, cadeira, computador, e-mail etc.) faça uma apresentação das dependências e instalações da empresa apresentando o refeitório, banheiro, deixe o colaborador bem à vontade.
Ao longo dos anos, a área de RH passou por diversas mudanças sobre a sua função nas empresas.
Hoje, a visão de um gestor de pessoas vai muito além dos processos burocráticos que envolvem a contratação de um colaborador, e essa é uma das razões pelas quais uma empresa pequena precisa ter esse departamento na sua rotina.
A transparência nas relações que envolvem empregador e empregado é a principal responsável por possibilitar um maior comprometimento de ambas as partes para um objetivo comum: um negócio bem-sucedido.
Antes de se preocupar em oferecer um produto ou serviço inovador ao cliente, o gestor compreende que ele precisa trazer os melhores e mais bem capacitados colaboradores para o ambiente de trabalho a fim de prepará-los para encantar o seu público-alvo.
São essas pessoas que formarão uma imagem do seu produto/serviço e que serão os responsáveis por mover as engrenagens para que tudo funcione como esperado.
Portanto, um setor de Recursos Humanos dentro do negócio é encarregado em mostrar aos colaboradores que ele representa uma parte essencial do objetivo coletivo, e que o sucesso da empresa é, também, o seu próprio momento de reconhecimento por um trabalho bem feito.
Os benefícios que a tecnologia vem proporcionando a todos os segmentos são inegáveis e, obviamente, não poderia ser diferente quando o assunto é a implantação de um departamento de Recursos Humanos em uma pequena empresa.
Atualmente, há uma gama completa de ferramentas e recursos tecnológicos que facilitam, e muito, a gestão de pessoas.
Tais ferramentas e recursos são ideais para aumentar a produtividade, simplificando os processos burocráticos.
Os horários de entrada, saída e intervalos durante o expediente são inseridos na plataforma e o colaborador marca seu ponto eletronicamente via smartphone.
Da mesma forma, os gestores são capazes de monitorar os horários remotamente.
A tecnologia oferece maneiras descomplicadas para a gestão de pessoas com baixo custo operacional, capazes de tornar as relações profissionais mais transparentes e a comunicação mais clara.
Muitos donos e gestores de pequenas empresas ainda encaram a implantação de um departamento de Recursos Humanos como uma despesa relativamente alta e dispensável.
No entanto, é preciso desmistificar tal informação.
Como demonstrado, há recursos que foram desenvolvidos justamente para o benefício das PMEs.
São pequenas modificações que proporcionarão mudanças expressivas no ambiente corporativo.
Uma boa gestão de pessoas é pautada pela preocupação e o cuidado na relação entre o empregador e seus colaboradores.
Dessa forma, a cultura de uma empresa, independentemente de seu porte, se torna favorável ao desenvolvimento de talentos cujo comprometimento com a empresa será fundamental para o sucesso de todos.
Compreender a importância que a gestão de pessoas possui em uma pequena empresa é vital para proporcionar um crescimento estruturado e para direcionar as equipes aos objetivos esperados.
Isso é possível somente após se estabelecer a expectativa de receita geral para o próximo ciclo e alinhar as ações do RH com as metas do negócio. Reveja o seu histórico.
Por exemplo, se a pequena empresa com sua equipe atual conseguiu fazer 20 vendas por mês e sua projeção é de 60, pondere se é possível atingir esse objetivo com essas mesmas pessoas.
Muito provavelmente, será preciso trazer mais gente para o time, com determinados perfis e skills complementares.
Dessa forma, é possível alimentar dados quantitativos que indicam o número de profissionais necessário em cada cargo para apoiar o crescimento do negócio.
Com isso, você consegue ter um panorama dos gastos com pessoas.
O planejamento financeiro da área de RH é um cruzamento entre duas seções: receita e despesa.
A seção de receita representa os objetivos de negócio para o período preestabelecido.
Já a seção de despesa, de onde haverá saída de caixa, deve ser minimamente proporcional a esses objetivos.
É aí que se torna possível avaliar se as projeções da folha de pagamento estão alinhadas com os objetivos de crescimento da empresa.
Aliás, por mais que essas projeções sejam reconhecidas como “despesa”, procure considerá-las como um investimento para que as pessoas executem bem as suas atividades.
Não liste apenas a quantidade de pessoas e o seu salário. Tenha em mente que é fundamental incluir o cálculo dos encargos sociais e trabalhistas envolvidos, afinal eles podem duplicar a remuneração de um colaborador.
É o que acontece com o 13º salário, por exemplo. Trata-se de um salário a mais que não é considerado na receita, mas que impacta na despesa.
Assim como as férias, que devem ser pagas com adicional.
Detalhes como esses causam grande influência no fluxo de caixa do dia a dia e, quando não planejados, podem criar dificuldades.
O departamento de RH mesmo em uma pequena empresa é responsável por realizar não só a gestão de pessoal, mas por contratar os colaboradores que irão prestar serviços a ela.
Dessa maneira é importante que seja criado um organograma no qual haja a correta e completa definição dos cargos necessários para compor cada equipes e a empresa em si.
Isso permite que o processo seletivo operado pelo RH na busca de novos talentos seja mais efetivo e, se atente mais às principais características que são importantes para a empresa.
Isso auxilia que no momento da entrevista com os candidatos já seja possível informar os detalhes de suas atividades caso sejam contratados.
Outra maneira que pode auxiliar o RH de uma pequena empresa é a adoção de uma política em que a comunicação seja transparente, pois isso auxilia a melhorar o clima corporativo ao mesmo tempo em que retém talentos para a organização.
A comunicação ajuda a eliminar informações distorcidas e minimiza problemas de relacionamento que muitas vezes são fruto da comunicação deficiente. O diálogo amplo e aberto deve ser apoiado em todos os níveis, seja para troca de informações entre colaboradores, equipes, ou destas com seus gestores.
Outro fator que pode auxiliar em muito no sucesso do RH dentro de uma pequena empresa é a estipulação de um cronograma de treinamento dos funcionários e de reciclagem e o siga.
Novamente isso é importante para a produtividade, aumento da capacitação e retenção de talentos.
O trabalho dos profissionais de um RH deve ser pautado na disponibilização de feedbacks.
Dessa maneira é possível que o colaborador entenda qual é seu papel dentro da pequena empresa e como ele pode melhorar seus serviços.
Nossa última dica referente ao RH para pequenas empresas diz respeito à necessidade de investimento em tecnologia.
Independentemente do tamanho da organização, invista na busca sobre as melhores soluções tecnológicas para simplificar a vida da organização.
Além da melhoria nas atividades isso permite que atividades mais burocráticas e com certo automatismo sejam relegadas às ferramentas e sistemas tecnológicos.
Por outro lado, o trabalhador pode focar sua atenção nas atividades que realmente demandam de ação humana.
Nosso time de consultores da KeyUser conta com contadores, advogados, psicólogos e especialistas em Gente e Gestão, é altamente preparado para ajudar a sua empresa implantar um departamento de RH e de Departamento Pessoal!
